Pobyt ukraińskiego pracownika przez ponad 183 dni w Polsce. Jakie obowiązki ciążą na pracodawcy?

25 sierpnia minęło dokładnie 183 dni od momentu, gdy do Polski zaczęli masowo przybywać uchodźcy z Ukrainy. Oznacza to, że właśnie mija okres, w którym nie podlegają oni pod polską jurysdykcję podatkową. Jakie obowiązki w związku z tym spoczywają na pracodawcach zatrudniających Ukraińców?

Ukraińcy pod jurysdykcją podatkową polskiego fiskusa

Zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy o PIT osoby fizyczne, jeśli mają miejsce zamieszkania na terytorium RP, podlegają nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu, czyli od całości swoich przychodów bez względu na miejsce położenia ich źródeł. Natomiast na mocy ust. 1a, za osobę taką uznaje się również obcokrajowców przebywających na terytorium RP dłużej niż 183 dni w roku podatkowym (w przypadku osób fizycznych jest nim rok kalendarzowy) lub posiadających tu ośrodek interesów życiowych. Na przełomie sierpnia i września obowiązek nieograniczonego opodatkowania się w Polsce obejmie więc pracowników z Ukrainy, którzy z końcem lutego zaczęli napływać do naszego kraju uciekając przed rosyjską agresją militarną. Pozwala na to polsko-ukraińska konwencja ws. unikania podwójnego opodatkowania i zapobiegania uchylaniu się od opodatkowania w zakresie podatków od dochodu i majątku, sporządzona w Kijowie dnia 12 stycznia 1993 r. (Dz.U. 1994, nr 63, poz. 269).

Z chwilą przekroczenia przez pracownika 183 dniowego okresu pobytu w Polsce, jego wynagrodzenie za pracę, nawet gdyby uzyskiwał je w ramach delegacji z firmy ukraińskiej, będzie podlegać polskiemu systemowi prawa podatkowego. Celem uniknięcia podwójnego opodatkowania zastosowanie znajdzie wówczas metoda wskazana w art. 24 ww. dwustronnej konwencji.

Obowiązki pracodawcy wobec nowej sytuacji ukraińskiego pracownika

W pierwszej kolejności pracodawcy powinni ustalić, czy pracownik z Ukrainy zyskał status rezydenta podatkowego Polski, czyli czy przebywa tu 183 dni. A w tym aspekcie wątpliwości nasuwa pytanie, czy przy obliczaniu uwzględnia się dzień przyjazdu i wyjazdu pracownika z Polski. Ponieważ praktyka organów podatkowych i głos orzecznictwa są w tej kwestii niejednoznaczne, bezpieczniej jest ująć te dni w wyliczeniach. Jeśli już pracodawca stwierdzi, że zatrudniony u niego obywatel Ukrainy przebywa na terytorium RP dłużej niż 183 dni, powinien potrącać z jego wynagrodzenia i odprowadzać do właściwego urzędu skarbowego zaliczki na PIT. Czas na pierwsze potrącenie będzie przypada do 20-ego dnia miesiąca następnego po miesiącu, w którym pobyt pracownika z Ukrainy na terytorium RP przekroczył wskazany okres. Pracodawca oblicza i odprowadza PIT nie tylko za ostatni miesiąc, ale zobligowany jest zrobić to wstecz, od początku biegu terminu pobytu Ukraińca w Polsce. W kolejnych miesiącach zaliczki potrącać będzie już standardowo, za każdy poprzedni miesiąc pracy zatrudnionego pracownika z Ukrainy.

Oświadczenie pracownika o statusie rezydencji

To więc pracodawca, jako płatnik musi szczegółowo badać sytuację prawną ukraińskiego pracownika i samodzielnie ustalać państwo jego rezydencji podatkowej. Chyba, że obywatel Ukrainy złoży mu oświadczenie o przeniesieniu swojego ośrodka interesów życiowych i uzyskaniu statusu polskiego rezydenta podatkowego już od dnia przyjazdu do Polski. Taką możliwość daje art. 52zj ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Stanowi on, że w okresie od dnia 24 lutego 2022 r. do dnia 31 grudnia 2022 r. spełnienie warunku uznania za osoby mającej miejsce zamieszkania w Polsce stwierdza się na podstawie pisemnego oświadczenia obywatela Ukrainy o posiadaniu na terytorium RP centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodka interesów życiowych). Odebranie takiego oświadczenia zwalnia pracodawcę z obowiązku badania sytuacji prawnej pracownika.

PIT-11 oraz IFT-1/IFT-1R

Pracodawca zatrudniający cudzoziemca z Ukrainy, bez względu na to, czy jego pobyt przekroczył 183 dni, czy zamieszkuje on poza granicami RP, ale podlega ograniczonemu obowiązkowi podatkowemu z tytuł osiągniętego w Polsce dochodu, po zakończeniu roku zobowiązany będzie jako płatnik przesłać temu pracownikowi, oraz do właściwego urzędu skarbowego, PIT-11, czyli informację o przychodach z innych źródeł oraz o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy w roku.

Na przesłanie PIT-11 do urzędu skarbowego pracodawca będzie miał czas do końca stycznia przyszłego roku, a na przesłanie go pracownikowi – do końca lutego. W przypadku, gdy w trakcie roku podatkowego ustał obowiązek poboru zaliczki przez płatnika – pracodawca zobligowany będzie przesłać go w terminie 14 dni od złożenia pisemnego wniosku przez podatnika. Jeśli pracodawca zaprzestał działalności przed końcem stycznia, lub odpowiednio przed końcem lutego roku następującego po roku podatkowym – w terminie do dnia zaprzestania działalności.

Pracodawcy muszą również pamiętać o obowiązkach informacyjnych wobec urzędu skarbowego w przypadku, gdy pracownik z Ukrainy nie uzyskał statusu rezydenta podatkowego Polski, a osiągnął u danego pracodawcy przychody w ramach umów cywilnoprawnych, np. umowy o dzieło, czy umowy zlecenia. Informację należy złozyć na formularzu IFT-1/IFT-1R, tym samym dokumentując dokonywane z tytułu tych umów wypłaty, w dwóch trybach: IFT-1 lub IFT-1R. Pierwszy uruchamiany jest na wniosek pracownika. IFT-1R jest sporządzany za cały rok podatkowy. Jeśli umowa jest wykonywana w  Polsce wówczas pracodawca, jako płatnik, powinien pobrać zryczałtowany podatek i wykazać go na formularzu. Jeśli za granicą – przychody pracodawca wykazuje jako zwolnione z podatku. Zryczałtowany podatek ma stawkę 20% przychodu, bez potrącania kosztów jego uzyskania. Informację IFT-1/IFT-1R należy również przesłać pracownikowi.

Na przesłanie deklaracji IFT-1/IFT-1R pracodawca ma czas do końca lutego roku następującego po roku podatkowym. W przypadku zaprzestania działalności przed końcem lutego roku następującego po roku podatkowym termin na przesłanie jest do dnia zaprzestania działalności, lub na wniosek podatnika – 14 dni od dnia złożenia wniosku.

Ustalenie właściwości urzędu skarbowego

W przypadku deklaracji: PIT-11 właściwym do jej złożenia będzie urząd skarbowy według miejsca zamieszkania pracownika, a w przypadku niezamieszkującego w Polsce – urząd skarbowy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych. Do złożenia informacji IFT-1/IFT-1R właściwym będzie wyłącznie ten drugi urząd. W każdym z 16 województw jest jeden taki urząd skarbowy dedykowany do przyjmowania deklaracji dotyczących zatrudnionych na ternie Polski nierezydentów. W sytuacji gdy pracownik z Ukrainy, czy inny nierezydent, uzyskuje przychody na terenie więcej niż jednego województwa, wówczas właściwym jest Trzeci Urząd Skarbowy Warszawa-Śródmieście.

Rozliczenia z ZUS

Składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu pracującego w Polsce obywatela Ukrainy generalnie podlegają tutaj rozliczeniu w ZUS. Zgodnie z przytoczoną wyżej argumentacją, wpłaty do polskiego ZUS powinny być potrącane także od wynagrodzenia Ukraińca pracującego zdalnie na rzecz ukraińskiego z terytorium RP. Jak informuje oficjalnie Zakład Ubezpieczeń Społecznych, polskim składkom będzie podlegać Ukrainiec, jeśli co najmniej 25 procent swoich dochodów osiąga z tytułu pracy wykonywanej w Polsce. Pracodawcy rozliczając pensje pracowników z Ukrainy muszą więc pamiętać, że zaliczki na ich PIT mogą ulec pomniejszeniu o wartość odprowadzonej składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Ulga dla młodych

Na koniec warto przypomnieć, że Ukraińcy, którzy nie ukończyli 26 roku życia, a przebywają na terytorium Polski dłużej niż 183 dni, dzięki uzyskaniu statusu rezydenta podatkowego RP mogą korzystać z ulgi dla młodych, czyli opodatkowania swoich dochodów efektywną stawką PIT 0%.

Podsumowanie

Najważniejszym zadaniem przedsiębiorcy zatrudniającego obywatela z Ukrainy jest więc zbadanie statusu jego rezydencji podatkowej. Jeśli pracownik nie złożył ww. oświadczenia na podstawie art. 52zj ustawy o PIT, to pracodawca sam będzie musiał dopilnować formalności i obliczyć upływ terminu 183 dni, po których stanie się płatnikiem zaliczek na podatek dochodowy zobligowanym do pobrania ich i wpłacenia w terminie do 20 dnia następnego miesiąca za cały okres pobytu ukraińskiego pracownika w Polsce. Zgodnie bowiem z art. 31 ustawy o PIT, zakład pracy jako płatnik jest zobowiązany obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy – wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej. Przepis art. 32 ust. 6 precyzuje, że pracodawca może nie pobierać tych zaliczek od dochodów uzyskanych przez pracownika z pracy wykonywanej poza terytorium Polski, jeśli dochody te podlegają, lub będą podlegać opodatkowaniu za granicą, np. w Ukrainie. Jednak będzie zobligowany do ich pobrania, jeśli pracownik wystąpi z odpowiednim wnioskiem.

Autor: Skarbiec Corporate Services świadczy usługi księgowe, rachunkowe i kadrowo-płacowe. Należy do grupy Kancelarii Prawnych Skarbiec